Missions générales
L’assistant administratif (h/f) exerce ses missions au sein des locaux administratifs de l’entreprise.
Sous l’autorité hiérarchique de la direction.
– Il/elle détient un poste clé dans le fonctionnement administratif, comptable et financier de l’entreprise
– Il/elle collabore régulièrement avec les autres membres de l’équipe
– Il/elle garantit la moralité, le respect et la discrétion de sa fonction
– Il/elle assure un reporting régulier de l’ensemble de son activité à la direction.
Missions et fonctions détaillées
Coordination générale des missions
L’assistant administratif (h/f) est chargé des tâches administratives et comptables de la structure.
Il/elle assure l’interface avec tous les interlocuteurs internes et externes de l’entreprise.
Il/Elle est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs, comptables et organisationnels.
En lien étroit avec les membres de la direction, ses missions comprennent :
– La saisie comptable
– La gestion sociale
– La gestion administrative
– L’accueil et communication
Détails des missions
Comptabilité – Enregistrer les écritures comptables – Suivre les comptes fournisseurs et les comptes clients (internes et externes) – Suivre les règlements et les déclarations de l’ASP et de l’ASC – Préparer les règlements (factures/commandes/fournisseurs) – Vérifier les factures Gestion sociale – Tenir à jour les dossiers du personnel – Tenir à jour les registres obligatoires : registre du personnel, registre médical – Suivre les convocations auprès de la médecine du travail – Gérer les demandes de formation et suivre les conventions – Effectuer les opérations en amont pour l’établissement du bulletin de paie (Enregistrement et suivi des absences : congés, maladie, formation, etc.) – Rédiger et diffuser les offres d’emploi (interne/externe) – Se tenir informé des évolutions conventionnelles et règlementaires et veiller à leur application Gestion administrative – Assurer la gestion, le classement et l’archivage papier et numérique de tous les éléments liés aux activités administratives et comptables – Suivre le courrier (entrées/sorties) – Assurer le suivi des fournitures et le réapprovisionnement – Rédiger des lettres, notes, comptes rendus et garantir leur bonne diffusion – Assister les membres de la direction dans leurs tâches administratives et organisationnelles Accueil et communication – Réceptionner les appels téléphoniques, renseigner et orienter les interlocuteurs – Contribuer à une bonne circulation de l’information et la transmission de documents à l’interne (courrier, messages électroniques.) – Participer à la communication interne et externe de l’entreprise – Assurer le planning des réunions de travail et aider à la préparation et à l’organisation La liste des missions et des tâches est non exhaustive, et peut à tout moment faire l’objet de modifications, notifiées par la direction, afin de permettre un fonctionnement optimal des services et une prise en charge répondant aux besoins.
Savoirs Savoir-faire (pratiques) : – Capacités rédactionnelles – Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet,) Savoir-être (comportement) : – Esprit d’initiative, force de proposition – Rigueur – Prise d’initiative, anticipation – Autonomie – Esprit d’équipe et de concertation – Qualités relationnelles, ouverture d’esprit – Qualités d’organisation, gestion de priorités – Capacités à rendre compte.
